La gestión financiera y la contabilidad son cruciales para el éxito empresarial. Sin embargo, los cambios regulatorios y la complejidad de las transacciones pueden sobrepasar la capacidad interna de una empresa para mantener la precisión de su información.
En este panorama desafiante, CATOJISA ofrece servicios de outsourcing de contabilidad y otras áreas de negocio, para ayudar a las empresas a delegar responsabilidades y centrarse en su crecimiento.
A continuación, te compartimos cómo nuestras soluciones empresariales ayudaron a la empresa Costa de Ámbar a poner en orden su contabilidad y a recuperar el control financiero de sus operaciones.
Costa de Ámbar, S.R.L. es una empresa dedicada al desarrollo de proyectos turísticos en la zona norte de República Dominicana, en donde impulsan la venta de terrenos e inmuebles. La empresa cuenta con el atractivo de un campo de golf y spa, así como el encanto único de la costa, gracias a su ubicación en la provincia de Puerto Plata, en el sector San Felipe.
Actualmente, administra Los Mangos Golf y Country Club, un complejo residencial que se desarrolla dentro de la zona más exclusiva de Costambar Village. Además, cuenta con otros proyectos a desarrollar como Punta del Sol, Anayansi y Jaragua.
Como sabemos, el sector turístico es uno de los pilares de la economía dominicana. Sin embargo, tras la pandemia por COVID-19, las empresas de este sector tuvieron que reinventarse para continuar vendiendo su atractivo y seguir creciendo.
Esto no fue la excepción para Costa de Ámbar S.R.L., que reconoció la necesidad de llevar a cabo una reestructuración a nivel general de toda la empresa. Principalmente, en las áreas de Tesorería y Finanzas, Contabilidad, Administración, Tecnología y RR.HH.
De igual modo, se presentó el reto de recuperar el control financiero de la empresa, que surgió a raíz de la salida de su socio fundador, esto hizo latente la necesidad de contar con un aliado externo que pudiera trabajar todas las áreas del negocio de forma integral.
Motivados por esta visión, los socios de la empresa decidieron contratar en marzo del 2023 a CATOJISA, para la ejecución de dos proyectos en un plazo de seis meses.
En primera instancia, CATOJISA analizó las necesidades planteadas por los socios de Costa de Ámbar – Wellness, para luego iniciar un proceso de levantamiento. Para esto, trasladó su equipo a la localidad de Puerto Plata con la finalidad de conocer a detalle la operación completa de la empresa; desde su estructura, hasta los procesos de las áreas principales como Contabilidad, Finanzas y Operaciones (Restaurante, Bar, Spa y Gimnasio).
Una vez analizadas las áreas y sus oportunidades de mejora, se procedió a diseñar y plantear la ejecución del proyecto en varias etapas, algunas de estas fueron implementadas de manera simultánea.
El PROYECTO I consistió en el inventario de todos los terrenos disponibles para venta, con el propósito de evaluar, junto con la parte legal, auditores y los expertos de CATOJISA, la necesidad de que estos fueran actualizados ante el Tribunal de Tierras, así como el registro en los libros contables. Este proyecto fue llevado a cabo de manera simultánea, pues fue ejecutado por una empresa especialista en la materia.
En tanto, en el PROYECTO II se realizó la reestructuración de las áreas de Contabilidad, Finanzas y áreas operativas como Bar y Restaurante, así como la recuperación del control integral y financiero de la empresa por los socios. Para ello, se llevó a cabo la revisión y emisión de los Estados Financieros de los periodos 2020-2021 y 2022, incluyendo el inventario de activos fijos y la evaluación del sistema de contabilidad para la optimización de los procesos.
En la ejecución de cada uno de los proyectos planteados se presentaron muchos retos, para lo cual fueron aplicadas una serie de acciones con el propósito de optimizar las operaciones de la entidad y garantizar su continuidad.
• Identificamos la necesidad de reestructurar las áreas de Administración y Finanzas, con el objetivo principal de devolver el control financiero a los CEO y socios de la entidad.
• Fue necesario descentralizar las tareas de Gestión de Pagos y Tesorería que tenía la gerencia administrativa no solo a lo interno, sino también con las instituciones bancarias.
Diseñamos e implementamos procesos en el área de Tesorería y Gestión de Pagos, lo que permitió descentralizar las tareas e incorporar diferentes actores. Esto hizo posible que el proceso ahora cuente con los controles requeridos, en donde una persona carga los pagos a la plataforma bancaria, después otra los revisa y aprueba para entregarlos al segundo firmante, quien realiza la revisión y la firma de aprobación final para el procesamiento de la transacción.
Para poder implementar este proceso, fue necesario ejecutar las siguientes acciones complementarias:
• Crear usuarios a los CEO y/o socios en las diferentes plataformas bancarias con el perfil de Administrador en todas las cuentas.
• Configurar la regla “firma conjunta”, para que se aplicara en todos los pagos procesados vía la plataforma bancaria.
• Actualizar la documentación legal en las instituciones bancarias, en donde se disponen los nuevos firmantes conforme a la composición accionaria.
• Activar el sistema de pago de nómina en la plataforma, así como la creación de cuentas de nómina a todos los empleados, automatizando los pagos de los colaboradores y eliminando los pagos mediante cheques.
• Solicitar un token de seguridad para todos los usuarios que fueron creados en la plataforma bancaria.
• Ejecutar la actualización del inventario de los terrenos disponibles para la venta.
Los acompañamos a contratar una empresa especializada en la materia. Con esto, la organización logró obtener un inventario de terrenos actualizado que permitió la contabilización de estos como inventarios o como propiedades de inversión. Sin duda, esto facilita a la organización determinar cuáles son los inventarios activos poseídos, para venderse en el curso normal de operación, y cuáles están en proceso de producción, con la finalidad de que se genere una venta de este activo.
• Revisión de los Estados Financieros para los periodos 2020 a 2022, a fin de asegurar que estos presenten información razonable sobre las operaciones realizadas por la empresa durante este intervalo de tiempo.
Revisión del 100% de los registros contables y posterior emisión de Estados Financieros para los periodos 2020, 2021, 2022 y 2023. Una vez concluida la revisión, presentamos a la Alta Dirección los ajustes contables para obtener información financiera razonable y, con los ajustes contables aplicados, elaboramos y entregamos el borrador de los estados financieros de los periodos correspondientes.
Con la correcta presentación de estos estados financieros, la entidad quedó lista para hacer frente ante cualquier auditoría. Pues ahora cumple con todo lo establecido por el Código Tributario (Ley 11-92) y el reglamento del Impuesto Sobre la Renta (ISR 139-98).
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Fue así como con el asesoramiento de nuestros expertos, la empresa Costa de Ámbar S.R.L. pudo impulsar la eficiencia de sus áreas de Contabilidad, Finanzas, Tesorería y Gestión de Pagos, al automatizar sus procesos y mejorar la transparencia de su información financiera, para cumplir con el marco legal del país.
Durante el proyecto, el cliente se mostró satisfecho con el buen trato y la calidad del servicio brindado, destacando el sentido de cohesión del equipo de CATOJISA.
A raíz de los logros alcanzados, el cliente solicitó la extensión del contrato de servicios y, a la fecha, CATOJISA continúa implementando acciones para mejorar los procedimientos de ambas empresas.
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May 07, 2024