Blog Details

La gestión de la nómina es un proceso importante para cualquier organización. Sin embargo, no es una tarea sencilla de realizar, ya que implica el cálculo de diversas variables y está sujeta a cambios constantes en materia laboral y regulatoria. Ante ello, la tercerización del servicio de nómina es una solución que permite a las empresas responder a cualquier desafío que enfrenten, de manera rápida y flexible. 

Una buena gestión de la nómina genera motivación y confianza de los colaboradores hacia la empresa y su departamento de RR.HH. Por el contrario, una mala administración puede repercutir a nivel personal y laboral en la satisfacción de los empleados y, por ende, afectar el employer branding de la marca. 

De ahí la importancia de contar con un servicio de nómina confiable y ágil, que pueda cumplir con los plazos establecidos para el pago de salarios a los colaboradores, sin poner en riesgo la privacidad de su información personal.

A continuación, te compartimos todo lo que necesitas saber para tercerizar con éxito la nómina de tu empresa. 

En primer lugar, es necesario recordar que un outsourcing de servicio de nómina debe estar orientado a cumplir con las obligaciones laborales de la organización, como son: la gestión de las nóminas, el cálculo y pago de salarios, el registro y actualización de los colaboradores ante las diferentes instituciones laborales, así como el proceso de finalización de la relación laboral con el empleado.

Normalmente, los desafíos en el manejo de la nómina se relacionan con el cumplimiento de la parte regulatoria e impositiva, pues, generalmente, las empresas no están muy familiarizadas con los aportes que deben cumplir como empleadores ante las diferentes entidades. 

Por ello, contratar un servicio de nómina externo es una manera de simplificar la complejidad del proceso, ya que así, un tercero es el que se encarga de que el empleador esté al día con las obligaciones laborales que debe cumplir con cada organismo para evitar los riesgos y las penalidades. Algunos ejemplos de estas responsabilidades son:

• Tesorería de la Seguridad Social (TSS): de acuerdo con la ley 87-01, el empleador debe realizar aportes a favor de los colaboradores, ya sea para el Seguro Familiar de Salud (SFS), la Administradora de Fondo de Pensiones (AFP) o el Seguro de Riesgo Laboral (SRL).

• Infotep: el empleador debe realizar un aporte al Instituto de Formación Profesional de su entidad estatal.

• Dirección General de Impuestos (DGII): el empleador debe cumplir el rol de agente de retención de impuestos, de acuerdo con la ley 11-92, y entregarlos dentro de los primeros 10 días del siguiente mes. También debe presentar la Declaración Jurada de Anual de Retenciones Asalariados (IR13).

• Ministerio de Trabajo: esta entidad establece, bajo la ley 16-92, todas las reglas que el empleador debe cumplir con sus trabajadores en República Dominicana. Ante este organismo se debe presentar la planilla de personal fijo (DGT-3), que es el listado de empleados y composición de la nómina de la organización. 

La tercerización del servicio de nómina representa una opción mucho más rentable para las empresas en crecimiento, ya que, para poder cumplir con todas las obligaciones requeridas de manera interna, se necesitaría contar con varias personas expertas en la materia.

Por el contrario, al tener un servicio de nómina tercerizado, se dispone de un staff de profesionales especializados que se apoyan en herramientas tecnológicas avanzadas para procesar la nómina y administrar todos los procesos necesarios. Desde la recopilación de datos, la preparación y la fuente de datos brutos, hasta la presentación de informes reglamentarios, preparación de pagos y la comunicación con los colaboradores, así como la elaboración de reportes mensuales y anuales ante los organismos correspondientes.

Asimismo, transferir la responsabilidad de la nómina a un proveedor de outsourcing evita que los cambios constantes en la regulación laboral interrumpan las operaciones de la empresa.

De acuerdo con los expertos, un buen outsourcing de nómina debe responder a la necesidad de cada organización en términos de gestión, reportería y cumplimiento de trámites. Además, otros factores con los que debe cumplir el servicio son:

• Demostrar ser un proveedor experto en conocimiento de nóminas y cumplimiento laboral, con amplia trayectoria en el sector

• Establecer un punto de contacto fijo para trabajar con el staff de la organización, el cual será el que provea toda la información necesaria durante el servicio

• Definir los alcances del servicio de nómina para que la relación entre el proveedor y la empresa sea fluida y confiable 

Sin duda, es importante considerar todos estos puntos antes de tercerizar un servicio de nómina, ya que una mala gestión puede perjudicar directamente a la organización y a los colaboradores. Por mencionar algunos ejemplos: 

1. Si la empresa no reporta de manera mensual el ingreso de un empleado ante la Tesorería de la Seguridad Social, este puede quedar sin cobertura médica y quedar desprotegido en caso de accidentes laborales. 

2. Si la empresa no reporta el total del salario de un colaborador, reduce su aporte al fondo de pensiones para su retiro. 

Ahora bien, no es ningún secreto que, en cuestión de litigios laborales, el trabajador siempre lleva la de ganar.

Por tanto, no cumplir con las entidades gubernamentales y las leyes laborales, u omitir información relevante sobre la relación empleado-empleador puede desencadenar, en todos los casos, una demanda laboral que casi siempre ganará el colaborador. Ocasionando así costos sumamente altos para la empresa.

Como hemos visto, la tercerización de un servicio de nómina aporta múltiples beneficios a las empresas: 

• Disminuye importantes cargas de trabajo al personal administrativo interno

• Mantiene actualizada la información sobre cambios en las leyes laborales que aplican a la operación

• Mejora la gestión de riesgos y la toma de decisiones

• Proporciona una estricta confidencialidad de la información que contribuye a la eficacia administrativa

• Asegura el cumplimiento de las obligaciones laborales en línea con los cambios en la ley laboral. Evitando penalizaciones a la empresa

• Ahorra la inversión en la compra de tecnología, puesto que las herramientas necesarias para la gestión de nómina son proporcionadas por el outsourcing

¿Estás listo para transformar tu nómina a la par de las nuevas tendencias? ¡Déjanos acompañarte en el proceso!

En Catojisa, contamos con la tecnología y el expertise necesarios para identificar las necesidades de tu empresa y adaptarnos a ellas, brindándote soluciones integrales que te ayudarán a alcanzar tus objetivos. ¡Contáctanos y comprueba por qué las empresas prefieren nuestro servicio de nómina!